Blog

In een wereld die steeds volatieler, onzekerder en complexer wordt, moeten ook bedrijven sneller dan ooit transformeren. Samen met het stijgende eisenpakket van de werknemer t.o.v. zijn/haar (toekomstige) werkgever legt dat heel wat druk op de schouders van HR. Workforce management is essentieel om de uitdagingen van vandaag het hoofd te bieden. Frank De Weser, Managing Director van Syntegro, begrijpt dat maar al te goed. Hij legt uit welke trends hij vanuit zijn positie waarneemt.

Syntegro is in België een referentie op het gebied van workforce managementoplossingen. Sinds de opstart in 2007, door vier ingenieurs die met de steun van een investeringsmaatschappij hun droom als ondernemer nastreefden, is het bedrijf snel gegroeid, met grote klanten in binnen- en buitenland. Het hoofddoel van Syntegro is HR-teams efficiënter maken door middel van een complete oplossing voor tijdsregistratie en personeelsplanning. En dat is zeker nodig als je kijkt naar de uitdagingen waar bedrijven vandaag mee te maken krijgen.

Meer individualisering op de werkvloer

De grootste uitdaging blijft uiteraard de war for talent en de krapte op de arbeidsmarkt. Zo is het niet langer mogelijk om voor elke taak het juiste profiel te vinden, waardoor bedrijven hun huidig personeel optimaal moeten inschakelen. Daarnaast ziet Frank De Weser ook een toenemende individualisering, op het gebied van arbeidsvoorwaarden en voordelen bijvoorbeeld. “Een one-size-fits-all aanpak in HR werkt niet meer”, zegt Frank De Weser. Recent organiseerde Dirk Buyens van Vlerick Business School een interactief webinar voor de klanten van Syntegro over hybride werken post-Covid. Veel organisaties worstelen met het vinden van de juiste balans, temeer omdat de verwachtingen van de werknemers individueel erg verschillen. “Je kunt verwachten dat iedereen drie dagen per week op kantoor is, maar niet iedere werknemer zal zich in dat beleid kunnen vinden. Er zijn altijd mensen voor wie drie dagen te veel is of die juist vaker naar kantoor willen komen.”

“Om talent aan te trekken en te behouden, moeten bedrijven tegemoetkomen aan die trend. Professor Buyens presenteerde daarover enkele interessante cijfers. Sinds midden 2022 stagneert het aantal thuiswerkdagen van werknemers op 30%. En van de werkzoekenden heeft 33% het afgelopen jaar al eens een job geweigerd door een gebrek aan flexibele werkmogelijkheden.”

Een nieuw organisatiemodel

Al die uitdagingen zorgen er volgens McKinsey & Company voor dat het klassieke organisatiemodel in bedrijven aan het evolueren is naar een agile en employee-driven HR-model. Agile om de huidige capaciteit optimaal te benutten en efficiënt in te spelen op veranderingen. En met een sterke focus op de ervaring van medewerkers om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor zowel huidige als toekomstige werknemers.

Frank De Weser ziet die evolutie naar zo’n nieuw organisatiemodel vanuit zijn ervaring bij Syntegro bevestigd bij klanten:

1. Inzetten op flexibiliteit van de workforce

Een wendbaar model laat je toe om je workforce mee te laten evolueren met veranderende strategieën in de organisatie. Het zorgt ervoor dat een organisatie de huidige capaciteit goed kan benutten en tevens resources anders kan inzetten. “In onze tool zitten heel veel data en we merken dat meer en meer bedrijven die data niet louter gebruiken om aanwezigheden op te volgen, maar die informatie via onze API ook in BI-toepassingen inschakelen”, zegt De Weser. “In zowat alle sectoren meten onze klanten wat werknemers op welk moment doen. Op die manier krijgen ze een beter beeld van hun personeelsbestand en kunnen ze er strategische beslissingen op baseren. Bijvoorbeeld om de bezettingsgraad op te volgen en zo over- of ondercapaciteit te vermijden. Als je de competenties van je mensen kent, dan kan je met behulp van technologie flexibeler omgaan met de resources binnen je bestaande workforce.”

2. Focus op efficiëntie in HR

Als je resources optimaal moet inzetten, is efficiëntie natuurlijk essentieel. Daarom moet HR ook werk maken van digitalisering en automatisering voor taken die vandaag nog manueel uitgevoerd worden. In dit opzicht ziet De Weser veel potentieel in selfserviceoplossingen. “Vroeger kon digitalisering voor medewerkers een probleem zijn, omdat ze niet over de juiste tools beschikten. Maar vandaag zien we dat iedereen een smartphone heeft. Ook blue-collar medewerkers zijn er meteen mee weg als bedrijven een HR-service digitaliseren. Ze zijn het in hun privéleven gewend om digitaal en mobiel te communiceren.”

“Digitale workforce managementoplossingen laten ook toe om taken en verantwoordelijkheden te delegeren naar de meest relevante personen in de organisatie. Stel: een medewerker vergeet zich aan het begin van de werkdag te registreren, waardoor het lijkt alsof die persoon niet gewerkt heeft. Vroeger was het de taak van HR om dit soort onregelmatigheden te checken. Vandaag krijgt de teamleider van die werknemer meteen een melding op z’n telefoon, zodat hij kan nagaan wat er aan de hand is. Dat delegeren gaat zelfs tot op het niveau van werknemers die via zelfroostering onderling mogen afstemmen om een goede bezetting of planning te garanderen.”

Daarnaast is het volgens De Weser cruciaal dat bedrijven kiezen voor tools die vlot integreren met andere oplossingen. “Een moderne tool moet gemakkelijk kunnen praten met andere tools in het applicatielandschap. Zodat efficiëntiewinst geen optelsom is van aparte technologieën die enkel naast elkaar werken, maar je tools elkaar aanvullen en je efficiëntie exponentieel verhogen.”

3. Focus op employee experience

Automatisering is niet alleen belangrijk in het kader van efficiëntie, maar ook voor het versterken van de employee experience. “Mensen verwachten dat ze vandaag alles digitaal kunnen doen. Je wil niet meer dat je langs HR moet lopen om een attest in te leveren. Dat doe je gewoon door een foto op te laden, waarna het systeem het document tot bij de juiste persoon brengt”, zegt De Weser.

“Natuurlijk is vertrouwen in de technologie een belangrijke voorwaarde als je wil dat je werknemers een toepassing gebruiken. Kies dus best voor tools die eenvoudig in gebruik zijn en die je kunt configureren op maat van de verschillende types werknemers.”

4. AI als katalysator voor HR-efficiëntie en employee experience

Tot slot zullen workforce management en andere HR-activiteiten volgens De Weser ook meesurfen op de AI-golf. “AI heeft zeker het potentieel om complexe HR-taken over te nemen, zoals een deel van het werk van de payroll-afdeling.” België staat volgens de Global Payroll Complexity Index van 2021 op de derde plaats van landen met het meest ingewikkelde loonsysteem. Flexibel werken leidt zelfs tot creatieve nieuwe arbeidswetten. Payroll is binnen HR een functie die een hoge mate van expertise vereist.

Workforce managementsoftware kan die complexe regels en processen automatiseren, maar dat betekent niet dat medewerkers geen vragen meer stellen. Veruit de meeste vragen van werknemers hebben te maken met vakantierechten, bevallingsverlof, ouderschapsverlof, overdracht van verlof naar volgend jaar, tijdskrediet, berekeningen rond vakantiegeld, recuperatiedagen, berekening van overuren, afwezigheid bij huwelijk enzovoort.

Informatie – zoals het arbeidsreglement, een FAQ en andere documenten – online plaatsen, is voor een werknemer niet langer voldoende. Voor die toenemende complexiteit en het tekort aan gespecialiseerd personeel in de salarisadministratie biedt AI wellicht een gedeeltelijke oplossing. Denk aan een interne chatbot die de meeste vragen in real time kan beantwoorden, zonder tussenkomst van een HR-medewerker. “Artificiële intelligentie is dankzij het Large Language Model vandaag matuur genoeg als technologie. Het is een kwestie van tijd vooraleer werknemers door een echte slimme chatbot geholpen worden”, besluit De Weser.