Syntegro

Oplossingen voor toegangs- en tijdsmanagement

“We hebben ze definitief ten grave gedragen dit jaar, de 9-to-5-cultuur”, zegt Frank De Weser, managing director Syntegro, een Belgisch bedrijf dat oplossingen ontwikkelt voor toegangs- en tijdsmanagement. “De klassieke prikklok was trouwens al langer op zijn retour. Zowel werknemers als werkgevers willen meer vrijheid bij het opstellen van de arbeidsschema’s. Voor werkgevers is dat een manier om de werktijden beter te laten overeenstemmen met de werkdruk in het bedrijf. Werknemers willen hun werksituatie dan weer beter laten aansluiten op hun privésituatie.”

Die evolutie was al enkele jaren bezig, maar corona heeft het proces nog een stevige zet gegeven. “Wendbaar werk” en “zelfroosteren” zijn voor veel werknemers geen theoretische begrippen meer, maar een dagelijkse realiteit. “Thuiswerk maakt nu voor heel veel mensen integraal deel uit van hun professionele situatie”, zegt Frank. “Tegelijk switcht men ook veel meer tussen afdelingen en zelfs filialen, en wordt de werkomgeving ingedeeld naargelang de projecten waarop men werkt. Een andere belangrijke hefboom is de manier waarop men de arbeidsprestaties van personeel bijhoudt. Daar zien we een verschuiving van uren naar prestaties: medewerkers registreren wat ze doen veel meer dan wanneer ze aanwezig zijn.” 

Flexibiliteit en dienstverlening verzoend

Om dit alles te bolwerken wordt de rol van workforce management cruciaal. “Tijdsregistratie en personeelsplanning groeien meer naar mekaar toe”, zegt Frank. “Vrijheid en flexibiliteit zijn prima, maar er zijn zowel wettelijke verplichtingen als interne bedrijfsafspraken waarmee je rekening moet houden. Bovendien mag natuurlijk ook de dienstverlening naar de klanten toe niet in het gedrang komen. Wanneer een bepaalde werknemer later wil beginnen of een namiddag vrij wil houden, moet een collega dit kunnen opvangen zodat klanten tevreden blijven.”

Zowel voor HR als voor people managers wordt dit een serieuze uitdaging, want traditionele tijdsregistraties voldoen niet meer. Projectregistratie en personeelsplanning worden steeds meer geïntegreerd. Daarbij komt een softwareoplossing zoals die van Syntegro om de hoek kijken. Het grote voordeel daarvan is dat de tool een totaaloplossing aanbiedt, met zowel personeelsplanning, tijdsregistratie als projectregistratie.

“De werkgever kan voor verschillende teams in zijn bedrijf bepalen wat de minimumbezetting dient te zijn”, zegt Frank. “Werknemers kunnen vervolgens op hun beurt zelf aangeven wat de voorkeuren zijn en wanneer ze precies willen werken, rekening houdend met andere collega’s en hun voorkeuren. De verschillende modules van de software houden daarbij op een intelligente manier rekening met verschillende contractbepalingen en andere arbeidsafspraken.” 

“Via de tijdsregistratie weet je al bijvoorbeeld welke mensen volgende vrijdag om 13 uur kunnen komen werken. Maar het systeem zal daarbij ook nakijken hoeveel uur ze in totaal al gewerkt hebben deze maand. Op die manier plan je niet iemand onnodig in met overuren die aan 150 procent uitbetaald moet worden.”  

Delegeren en automatiseren

Het softwareplatform van Syntegro zit volledig in de cloud, waardoor zowel de hr-afdeling als de werknemers er eenvoudig toegang tot hebben en dit vanaf elke pc, tablet of smartphone met een internetverbinding. Medewerkers regelen alles zelf, via hun eigen pc of smartphone. Dat is niet alleen gemakkelijk, digitale HR helpt ook bij employer branding. “Zeker de jongere generatie apprecieert dat enorm”, zegt Frank. “Ze raadplegen online hun werkschema en hebben altijd een real time overzicht van hun prestaties, vakantiedagen… Ook alle aanvragen zoals verlof of fietsvergoedingen en dergelijke kunnen ze eenvoudig doen. Als iemand een afwezigheid meldt, kan het vereiste attest via een foto met de smartphone eenvoudig meegestuurd worden en komt het ook bij de juiste persoon terecht. Een aanvraag voor een onkostenvergoeding belandt dan weer automatisch bij de boekhouding. Dit alles wordt volledig afgestemd op de medewerker: ze zien enkel wat voor hen relevant is.”

Het opvolgen van de workforce kan men op deze manier delegeren. De workload voor HR vermindert en er is minder kans op fouten. Uit een enquête van het Amerikaanse vakblad Workforce bleek dat ongeveer de helft van alle managers aangaf dat fouten in tijdsregistratie een prioritaire zorg is.

Totaaloplossing

Een van de grote voordelen die Syntegro in de weegschaal kan leggen, is dat de softwaremodules volledig geïntegreerd zijn. Frank: “Stel bijvoorbeeld dat een werknemer een verlofaanvraag doet in de tijdsregistratie, dan zal de planningsmodule de manager real time verwittigen dat de bezetting op dat moment laag is. De manager moet dan expliciet zijn goedkeuring geven om dat verlof te laten doorgaan. Of nog: stel dat je een nieuwe medewerker aanmaakt met een bepaald uurrooster. De planningsmodule zal dan meteen aangeven wanneer en waar die persoon kan ingezet worden omdat die over bepaalde competenties beschikt. Ik zeg maar wat: omdat die medewerker bijvoorbeeld een rijbewijs voor een vorklift heeft, kan die in het magazijn werken.” 

Projectregistratie

Met de Syntegro software kan er ook snel en gemakkelijk aan projectregistratie gedaan worden. Op die manier kun je nagaan waar de workload en de kosten zitten in je bedrijf. “Je kunt onze oplossing ook koppelen aan andere softwarepakketten zoals een ERP-systeem”, legt Frank uit. “Dat wordt bijvoorbeeld gedaan door bedrijven die de prestaties van hun medewerkers moeten kunnen aanrekenen aan eindklanten. Stel bijvoorbeeld dat je technieker op verplaatsing één uur werk gehad heeft aan het herstellen van een wasmachine, dan wordt dat werkuur automatisch op de factuur van de klant geregistreerd.” 

De Belgische arbeidswetgeving is ongeveer de meest complexe ter wereld - Frank De Weser - Managing Director Syntegro

Voordelig op maat

Maar de allergrootste troef van Syntegro software is dat je de standaardsoftware toch volledig op maat van de klant kunt implementeren. “Tijdsregistratie, planning en projectregistratie zijn onze corebusiness”, vertelt Frank. “Onze standaardoplossing heeft zodanig veel rekenregels en mogelijkheden om workflows op te zetten, dat we daarmee de meest complexe arbeidsreglementen en andere afspraken letterlijk 100 procent kunnen automatiseren door configuratie. Er is geen softwareontwikkeling nodig en de doorlooptijd van het project is korter. Bovendien verlopen alle contacten die de klant heeft met Syntegro via specialisten. Onze salesmensen, onze projectmanagers en onze supportmedewerkers kunnen meer dan vragen beantwoorden, het zijn echte adviseurs die stevig beslagen zijn in arbeidswetgeving.” Om futureproof te blijven, ontwikkelt een eigen, Belgisch R&D-team alle code van Syntegro.

ROI gegarandeerd 

Meer en meer grote en middelgrote bedrijven weten die totaaloplossing van de software erg te appreciëren. Frank: “De Belgische arbeidswetgeving is ongeveer de meest complexe ter wereld. Dat wil zeggen dat je voor een performante HR-dienst veel mankracht nodig hebt die tijdrovend werk uitvoert: ingeven van de verschillende medewerkerscontracten, het verwerken van maaltijdcheques, premies berekenen, overwerk compenseren, allerlei aanvragen behandelen en documenten aanmaken voor het sociaal secretariaat. Met onze software automatiseert zich dit allemaal. De kostenbesparingen en efficiëntiewinsten zijn enorm. Binnen de kortste keren is de investering in onze software terugverdiend.”