Stad Lokeren

Een nieuw tijdsregistratiesysteem invoeren in steden of gemeenten, vraagt heel wat specifieke expertise. Er moet rekening gehouden worden met specifieke rechtspositieregelingen, evenals noodzakelijke wettelijke bepalingen. Dat was ook zo bij stad Lokeren. Bijkomende punt: ze zochten niet alleen een systeem dat correspondeert met de loonmotor voor stad en OCMW, maar ook met de applicatie van een gescheiden personeelsdatabank.

Rechtpositieregeling

De rechtspositieregeling is een ingewikkeld gegeven dat geen geheimen kent voor Syntegro, dankzij de ruime ervaring binnen een 70-tal Vlaamse steden en gemeenten. Door alle regels en processen volledig te automatiseren en in een systeem te integreren, krijg je een “management by exception”-systeem. Hierbij moeten alleen de abnormaliteiten opgevolgd worden. Bovendien vangt de Syntegro software de verschillende contracten, werkregimes en personeelsplanning van elke afdeling probleemloos op.

Snel wendbaar bij wijzigende regelgeving

Door die expertise in de publieke sector houdt Syntegro vinger aan de pols wat betreft wijzigingen in de wettelijke en reglementaire bepalingen. Verandert er iets? Dan wordt de software onmiddellijk aangepast, want snel schakelen is key.

“We zochten een efficiënte tijdsregistratie, geautomatiseerd en dus met minder manueel werk. Iets gebruiksvriendelijks voor iedereen, van diensthoofd tot poetsvrouw. Daarnaast wilden we ons oude, rigide systeem vervangen door een doelmatig en toekomstgericht exemplaar, dat zich mee ontwikkelt met de nieuwste evoluties”, aldus Evi Appeltans, bestuursmedewerker bij stad Lokeren.

Waarom Syntegro? “Ze kwamen als beste partij uit de openbare aanbesteding. Door met hen in zee te gaan, kozen we voor kwaliteit. Bovendien waren we ervan overtuigd dat hun robuuste oplossing het meest betrouwbaar en gebruiksvriendelijk was, zowel voor personeelsbeheer als interne gebruikers”, vult Evi Appeltans aan.

Bij de implementatie werd al snel duidelijk dat de Syntegro-medewerkers enorm veel ervaring hebben. Hun standaardsoftware werd op maat geconfigureerd voor zowel de stad als het OCMW en hield zo rekening met onze specifieke rechtspositieregelingen.” Evi Appeltans – Stad Lokeren

Boost door geautomatiseerde tijdsregistratie

Er volgde een vlotte implementatie van het tijdsregistratiesysteem, met 15 prikklokken en licenties voor 550 gebruikers. Deze zijn verdeeld over 2 aparte entiteiten, namelijk stad en OCMW. Omdat ze over eigen badges beschikten, werden de tikklokken zo geconfigureerd dat ze compatibel zijn met de oude badges.

De medewerkers van Stad en OCMW kunnen hun systeem raadplegen in een volledig webgebaseerde applicatie. De applicatie is beschikbaar na een eenvoudige ingave van persoonlijke login en bijhorend paswoord in elke standaard browser.  Daarnaast maken 519 medewerkers gebruik van de mobiele app van Syntegro, waarmee ze makkelijk allerlei aanvragen kunnen doen en tellers raadplegen.

De koppeling met de software van het sociaal secretariaat verlicht het werk voor het personeel van stad Lokeren. Katleen Thienpondt, diensthoofd personeelsbeheer: “De loonopdracht verloopt op die manier veilig en volledig automatisch. Bovendien, wanneer we een nieuw dossier toevoegen, moet dat maar één keer gebeuren.”

Het systeem omvat de de noodzakelijke bepalingen van het arbeidsreglement en de rechtspositieregeling van stad en OCMW. Een exhaustieve oplossing met onder andere fietsvergoeding, automatische berekening van maaltijdcheques en opvolging van ziekteattesten, is het resultaat. 

"Syntegro bood ons een vlotte samenwerking voor, tijdens en na het hele implementatietraject. Het mondde uit in een gebruiksvriendelijk en flexibel programma voor onze tijdsregistratie, dat klaar was voor de toekomst." Katleen Thienpondt – Stad Lokeren

Vereenvoudigde workflows

Tal van voordelen dus. “Klopt”, gaat Katleen Thienpondt verder. “De verregaande automatisatie zien wij als meerwaarde pur sang. Het is bovendien een toegankelijk systeem waarbij een duidelijke overzicht van de excepties de opvolging vergemakkelijkt voor zowel de personeelsdienst als diensthoofden. Vroeger moesten we toewerken naar het afsluiten van de maand. Nu krijgen leidinggevenden dagelijks een mailtje met excepties en aanvragen, wat eenvoudig te behandelen is in een snelle webgebaseerde applicatie. Dat nodigt uit tot een beter beheer, waardoor diensthoofden aan het einde van de maand minder werk hebben en personeelsleden doorheen de maand een meer geupdate kalender kunnen raadplegen.”

Vroeger moesten we toewerken naar het afsluiten van de maand. Nu krijgen ze dagelijks een mailtje met de excepties en de aanvragen. Dat nodigt uit tot een beter beheer, waardoor diensthoofden aan het einde van de maand minder werk hebben en personeelsleden doorheen de maand een meer geupdate kalender kunnen raadplegen.”  Katleen Thienpondt

En ook de mobiele app ervaart stad Lokeren als een grote vooruitgang, omdat ze met arbeidspopulaties zitten die op het werk geen pc hebben. Nu hebben ze steeds een overzicht van hun gewerkte uren bij de hand en kunnen ze makkelijk digitaal hun verlof aanvragen.

Optimale begeleiding bij implementatie

En wat met de naservice? “Die is top”, legt Katleen Thienpondt uit. “Al moet ik eerlijk bekennen dat we weinig beroep moeten doen op hun helpdesk. Dat toont aan dat Syntegro ons optimaal begeleidde tijdens de implementatie. Als we hen onverwachts toch eens nodig hebben, verloopt de communicatie zeer vlot.”

 “We kozen ook voor Syntegro omwille van de toekomstgerichtheid van hun systeem. De eerstvolgende uitbreiding zal waarschijnlijk de totale toepassing van de app zijn. Momenteel gebruiken we die bijvoorbeeld nog niet voor iedereen om in- en uit te tikken. Ook een koppeling met Outlook is een mogelijkheid die we overwegen.”

“Het is een geruststelling dat we altijd kunnen aankloppen bij onze Syntegro-contactpersoon. Die beheert ons project optimaal en toont ons telkens de verschillende opties met bijhorende voor- en nadelen. Dat maakt het voor ons makkelijker om de juiste keuzes te maken. Onze ervaring met Syntegro in één zin? Een fijne en doordachte samenwerking mét kennis van zaken.”