— PLAN VAN AANPAK —
Stap-voor-stap naar
maximale automatisatie
De implementatie van een nieuw systeem roept ongetwijfeld veel vragen op binnen je organisatie. Syntegro kiest voor een helder traject. Stap-voor-stap zorgt ons team van specialisten dat de implementatie zo soepel mogelijk verloopt voor je medewerkers en personeelsdienst.
Stap 1: Onze projectmanager is jouw ‘SPOC’
Na de handdruk krijg je een projectmanager – een software consultant - van Syntegro toegewezen. Hij of zij zal tijdens het hele implementatietraject je aanspreekpersoon zijn, en ervoor ijveren dat de implementatie soepel en vlot verloopt.
__________
Stap 2: Kick-off met het projectteam
Tijdens een kick-off meeting bespreekt onze projectmanager het totale project. Er wordt een projectteam samengesteld met onze specialisten en jouw projectmedewerkers.
We maken een eerste aanzet van planning, lichten de fases toe waarin we zullen werken en wijzen verantwoordelijkheden toe over bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen, uploaden van gegevens, gewenste rapporten.
__________
Stap 3: Wisselwerking tot het goed is
Ons doel is om de bedrijfsprocessen maximaal te automatiseren, zodat we ‘management by exception’ kunnen implementeren. Enkel uitzonderingen op de afgesproken regels zullen nog aandacht en tijd vragen van de betrokken medewerker. Dit zal ervoor zorgen dat het volledige systeem van Syntegro eenvoudig is in het dagelijks gebruik.
Daarom is onze analyse een iteratief proces. We verzamelen de nodige input die noodzakelijk is voor de eerste configuratie van de software. Enkele key HR-users van de klant leren de applicatie al kennen en gaan het evalueren. Vanuit hun feedback zal de projectmanager de analyse vervolledigen. Uit ervaring weten we dat deze methode de meest volledige analyse oplevert, zodat we onze programmatie alle wensen van de klant bevat.
__________
Stap 4: Finale configuratie en verfijning
Nu kan het systeem finaal geconfigureerd worden volgens de specificaties uit de ontwerpfase. Ons implementatieteam ontwikkelt en installeert koppelingen met andere systemen en jouw externe partners. We maken ook de rapporten aan die je organisatie wenste.
__________
Stap 5: Implementatie, opleiding en test
Nu kan het testteam van start gaan. Onze projectmanager verzamelt feedback over afwijkingen en zal deze systematisch corrigeren.
We geven jouw interne key-users een opleiding die hen toelaat om het systeem te onderhouden en om de eerstelijnsvragen van eindgebruikers te kunnen beantwoorden. De afdelingsverantwoordelijken krijgen dan weer een functionele opleiding om hun teamleden te helpen met aanvragen en goedkeuringen. Alle medewerkers krijgen in principe van jou een training op basis van een praktische handleiding.
__________
Stap 6: Syntegro gaat ‘live’ in jouw organisatie
Het sluitstuk van het traject komt eraan: het systeem kan live gaan in je organisatie. Onze projectmanager doet nog enkele weken aan ‘babysitting’: hij houdt een oogje in het zeil. In principe is het niet nodig omdat alles uitvoerig getest werd, maar het geeft wel een veilig gevoel voor je HR-medewerkers.
Later kan je met standaardvragen terecht bij onze supportafdeling. Plan je in de toekomst toch grotere programmawijzigingen? Dan komt jouw SPOC-projectmanager weer bij je langs om alles stap-voor-stap te plannen.