Blog

In een wereld die steeds volatieler, onzekerder en complexer wordt, moeten bedrijven sneller dan ooit transformeren. Samen met de toenemende eisen van werknemers ten opzichte van hun (toekomstige) werkgevers, legt dit veel druk op HR-afdelingen. Workforce management is essentieel om de uitdagingen van vandaag aan te pakken. Frank De Weser, Managing Director van Syntegro, begrijpt dit als geen ander. Hij legt uit welke trends hij vanuit zijn positie waarneemt.

Syntegro is in Nederland en België een referentie op het gebied van workforce managementoplossingen. Sinds de oprichting in 2007 door vier ingenieurs, die met steun van een investeringsmaatschappij hun ondernemersdroom nastreefden, is het bedrijf snel gegroeid met grote klanten in zowel binnen- als buitenland. Het hoofddoel van Syntegro is om HR-teams efficiënter te maken door middel van een complete oplossing voor tijdsregistratie en personeelsplanning. En dat is zeker nodig, gezien de uitdagingen waar bedrijven vandaag de dag mee te maken hebben.

Meer individualisering op de werkvloer

De grootste uitdaging blijft uiteraard de strijd om talent en de krapte op de arbeidsmarkt. Het is niet langer mogelijk om voor elke taak het juiste profiel te vinden, waardoor bedrijven hun huidige personeel optimaal moeten inzetten. Daarnaast ziet Frank De Weser ook een toenemende individualisering op het gebied van arbeidsvoorwaarden en voordelen. “Een one-size-fits-all aanpak in HR werkt niet meer”, zegt Frank De Weser. Recent organiseerde Dirk Buyens van Vlerick Business School een interactief webinar voor de klanten van Syntegro over hybride werken na Covid. Veel organisaties worstelen met het vinden van de juiste balans, temeer omdat de verwachtingen van werknemers individueel sterk verschillen. “Je kunt verwachten dat iedereen drie dagen per week op kantoor is, maar niet iedere werknemer zal zich in dat beleid kunnen vinden. Er zijn altijd mensen voor wie drie dagen te veel is, of die juist vaker naar kantoor willen komen.”

“Om talent aan te trekken en te behouden, moeten bedrijven inspelen op deze trend. Professor Buyens presenteerde hierover enkele interessante cijfers. Sinds midden 2022 stagneert het aantal thuiswerkdagen van werknemers op 30%. En van de werkzoekenden heeft 33% het afgelopen jaar al eens een baan geweigerd vanwege een gebrek aan flexibele werkmogelijkheden.”

Een nieuw organisatiemodel

Al deze uitdagingen zorgen er volgens McKinsey & Company voor dat het klassieke organisatiemodel in bedrijven aan het evolueren is naar een agile en werknemer-gedreven HR-model. Agile om de huidige capaciteit optimaal te benutten en efficiënt in te spelen op veranderingen. En met een sterke focus op de ervaring van medewerkers, om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor zowel huidige als toekomstige werknemers.

Frank De Weser ziet deze evolutie naar een nieuw organisatiemodel bevestigd vanuit zijn ervaring bij Syntegro, bij hun klanten:

1. Inzetten op flexibiliteit van de workforce

Een wendbaar model stelt je in staat om je workforce mee te laten evolueren met veranderende strategieën binnen de organisatie. Het zorgt ervoor dat een organisatie de huidige capaciteit goed kan benutten en tevens middelen anders kan inzetten. “In onze tool zitten veel data en we merken dat steeds meer bedrijven die data niet alleen gebruiken om aanwezigheden te volgen, maar deze informatie via onze API ook in BI-toepassingen integreren”, zegt De Weser. “In bijna alle sectoren meten onze klanten wat werknemers op welk moment doen. Zo krijgen ze een beter beeld van hun personeelsbestand en kunnen ze er strategische beslissingen op baseren. Bijvoorbeeld om de bezettingsgraad te monitoren en zo over- of ondercapaciteit te vermijden. Als je de competenties van je medewerkers kent, dan kun je met behulp van technologie flexibeler omgaan met de middelen binnen je bestaande workforce.”

2. Focus op efficiëntie in HR

Als je middelen optimaal moet inzetten, is efficiëntie natuurlijk essentieel. Daarom moet HR ook werk maken van digitalisering en automatisering van taken die vandaag de dag nog handmatig worden uitgevoerd. In dit opzicht ziet De Weser veel potentieel in selfserviceoplossingen. “Vroeger kon digitalisering voor medewerkers een probleem zijn omdat ze niet over de juiste tools beschikten. Maar vandaag de dag zien we dat iedereen een smartphone heeft. Ook medewerkers in uitvoerende beroepen zijn er meteen mee weg als bedrijven een HR-service digitaliseren. Ze zijn het in hun privéleven gewend om digitaal en mobiel te communiceren.”

“Digitale workforce managementoplossingen maken het ook mogelijk om taken en verantwoordelijkheden te delegeren naar de meest relevante personen binnen de organisatie. Stel: een medewerker vergeet zich aan het begin van de werkdag te registreren, waardoor het lijkt alsof die persoon niet gewerkt heeft. Vroeger was het de taak van HR om dit soort onregelmatigheden te checken. Vandaag krijgt de teamleider van die werknemer meteen een melding op zijn telefoon, zodat hij kan nagaan wat er aan de hand is. Dat delegeren gaat zelfs tot op het niveau van werknemers die via zelfroostering onderling mogen afstemmen om een goede bezetting of planning te garanderen.”

Daarnaast is het volgens De Weser cruciaal dat bedrijven kiezen voor tools die vlot integreren met andere oplossingen. “Een moderne tool moet gemakkelijk kunnen communiceren met andere tools in het applicatielandschap. Zodat efficiëntiewinst niet het resultaat is van losse technologieën die enkel naast elkaar werken, maar dat je tools elkaar aanvullen en je efficiëntie exponentieel verhogen.”

3. Focus op werknemerservaring

Automatisering is niet alleen belangrijk in het kader van efficiëntie, maar ook voor het versterken van de werknemerservaring. “Mensen verwachten dat ze vandaag de dag alles digitaal kunnen doen. Je wilt niet meer dat je langs HR moet lopen om een attest in te leveren. Dat doe je gewoon door een foto te uploaden waarna het systeem het document bij de juiste persoon aflevert”, zegt De Weser.

“Natuurlijk is vertrouwen in de technologie een belangrijke voorwaarde als je wilt dat je werknemers een toepassing gebruiken. Kies dus het beste voor tools die eenvoudig in gebruik zijn en die je kunt configureren op maat van de verschillende types werknemers.”

4. AI als katalysator voor HR-efficiëntie en werknemerservaring

Tot slot zullen workforce management en andere HR-activiteiten volgens De Weser ook meesurfen op de AI-golf. “AI heeft zeker het potentieel om complexe HR-taken over te nemen, zoals een deel van het werk van de salarisadministratie.” Nederland staat volgens de Global Payroll Complexity Index van 2021 op de derde plaats van landen met het meest ingewikkelde loonadministratiesysteem. Flexibel werken leidt zelfs tot creatieve nieuwe arbeidswetten. Salarisadministratie is binnen HR een functie die een hoge mate van expertise vereist.

Workforce managementsoftware kan deze complexe regels en processen automatiseren, maar dat betekent niet dat medewerkers geen vragen meer zullen hebben. Verreweg de meeste vragen van werknemers hebben te maken met vakantiedagen, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, overdracht van verlof naar het volgende jaar, tijd voor tijd, berekeningen rondom vakantiegeld, compensatiedagen, berekening van overuren, afwezigheid bij huwelijk, enzovoort.

Informatie – zoals het arbeidsreglement, een FAQ en andere documenten – online plaatsen is voor een werknemer niet langer voldoende. Voor die toenemende complexiteit en het tekort aan gespecialiseerd personeel in de salarisadministratie biedt AI wellicht een gedeeltelijke oplossing. Denk aan een interne chatbot die de meeste vragen in real time kan beantwoorden zonder tussenkomst van een HR-medewerker. “Artificiële intelligentie is dankzij het Large Language Model vandaag de dag volwassen genoeg als technologie. Het is een kwestie van tijd voordat werknemers door een echt slimme chatbot geholpen worden”, besluit De Weser.