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Dans un monde de plus en plus volatile, incertain et complexe, les entreprises doivent également se transformer plus rapidement que jamais. Conjugué aux exigences croissantes de l’employé vis-à-vis de son (futur) employeur, cela exerce une forte pression sur les RH. La gestion des effectifs est essentielle pour relever les défis d’aujourd’hui. Frank De Weser, directeur général de Syntegro , ne l'a que trop bien compris. Il explique les tendances qu'il observe depuis sa position.

Syntegro est une référence dans le domaine des solutions de gestion des effectifs en Belgique. Depuis sa création en 2007, par quatre ingénieurs qui ont poursuivi leurs rêves d'entrepreneurs avec le soutien d'une société d'investissement, l'entreprise s'est développée rapidement et compte d'importants clients au niveau national et international. L'objectif principal de Syntegro est de rendre les équipes RH plus efficaces grâce à une solution complète d'enregistrement des temps et de planification du personnel. Et cela est certainement nécessaire si l’on considère les défis auxquels les entreprises sont aujourd’hui confrontées.

Plus d'individualisation au travail

Le plus grand défi reste évidemment la guerre des talents et le resserrement du marché du travail. Il n’est plus possible de trouver le profil adapté à chaque tâche, ce qui oblige les entreprises à faire appel de manière optimale à leur personnel actuel. En outre, Frank De Weser constate également une individualisation croissante, par exemple dans le domaine des conditions de travail et des avantages. « Une approche universelle en matière de ressources humaines ne fonctionne plus », déclare Frank De Weser. Dirk Buyens de la Vlerick Business School a récemment organisé un webinaire interactif pour les clients de Syntegro sur le travail hybride post-Covid. De nombreuses organisations ont du mal à trouver le bon équilibre, notamment parce que les attentes des salariés varient considérablement d’un employé à l’autre. « On peut s’attendre à ce que tout le monde soit au bureau trois jours par semaine, mais tous les employés ne seront pas d’accord avec cette politique. Il y a toujours des gens pour qui trois jours, c'est trop ou qui aimeraient venir plus souvent au bureau.»

« Pour attirer et retenir les talents, les entreprises doivent réagir à cette tendance. Le professeur Buyens a présenté à ce sujet quelques chiffres intéressants. Depuis mi-2022, le nombre de salariés travaillant à domicile stagne à 30 %. Et parmi les demandeurs d’emploi, 33 % ont déjà refusé un emploi au cours de l’année écoulée en raison du manque de possibilités de travail flexibles.»

Un nouveau modèle organisationnel

Selon McKinsey & Company, tous ces défis font que le modèle organisationnel classique des entreprises évolue vers un modèle RH agile et axé sur les collaborateurs. Agile pour utiliser de manière optimale la capacité actuelle et répondre efficacement aux changements. Et en mettant fortement l'accent sur l'expérience des employés, afin d'être un employeur attractif pour les employés actuels et futurs.

Frank De Weser voit cette évolution vers un tel nouveau modèle d'organisation confirmée par les clients à partir de son expérience chez Syntegro :

1. Mettre l’accent sur la flexibilité de la main-d’œuvre

Un modèle agile permet de faire évoluer la main-d’œuvre avec des stratégies changeantes au sein de l’organisation. Cela permet à une organisation de faire bon usage de sa capacité actuelle et également d’utiliser les ressources différemment. « Notre outil contient beaucoup de données et nous remarquons que de plus en plus d'entreprises utilisent non seulement ces données pour suivre les présences, mais utilisent également ces informations dans les applications BI via notre API », explique De Weser. « Dans presque tous les secteurs, nos clients mesurent ce que font les employés à quel moment. De cette façon, ils obtiennent une meilleure image de leur personnel et peuvent fonder des décisions stratégiques sur celle-ci. Par exemple, pour surveiller le taux d’occupation et ainsi éviter la surcapacité ou la sous-capacité. Si vous connaissez les compétences de vos collaborateurs, vous pouvez faire appel à la technologie pour utiliser les ressources de votre personnel existant de manière plus flexible. »

2. Mettre l'accent sur l'efficacité des RH

Si vous devez utiliser les ressources de manière optimale, l’efficacité est bien entendu essentielle. C’est pourquoi les RH doivent également travailler sur la digitalisation et l’automatisation des tâches qui sont encore aujourd’hui effectuées manuellement. À cet égard, De Weser décèle un grand potentiel dans les solutions libre-service. « Dans le passé, la digitalisation pouvait poser problème aux salariés car ils ne disposaient pas des outils adéquats. Mais aujourd’hui, on constate que tout le monde possède un smartphone. Les cols bleus comprennent également immédiatement les choses lors de la numérisation d’un service RH par les entreprises. Ils sont habitués à communiquer de manière numérique et mobile dans leur vie privée. »

« Les solutions numériques de gestion des effectifs permettent également de déléguer des tâches et des responsabilités aux personnes les plus pertinentes de l'organisation. Supposons qu’un employé oublie de s’enregistrer au début de la journée de travail, donnant ainsi l’impression qu’il n’a pas travaillé. Auparavant, il appartenait aux RH de vérifier ce type d'irrégularités. Aujourd'hui, le chef d'équipe de l’employé reçoit immédiatement une notification sur son téléphone, afin de pouvoir vérifier ce qui se passe. Cette façon de déléguer les choses s'étend même au niveau des employés qui sont autorisés à se coordonner entre eux via l'auto-planification pour garantir une bonne occupation ou un bon planning. »

En outre, selon Weser, il est crucial que les entreprises choisissent des outils qui s'intègrent facilement à d'autres solutions. « Un outil moderne doit pouvoir communiquer facilement avec d’autres outils du paysage des applications. Pour que les gains d’efficacité ne soient pas la somme de technologies distinctes qui fonctionnent uniquement côte à côte, mais que les outils se complètent et augmentent l’efficacité de manière exponentielle.

3. Focus sur l’expérience employé

L'automatisation n'est pas seulement importante dans un contexte d'efficacité, mais également pour renforcer l'expérience employé . « Aujourd’hui, les gens s’attendent à pouvoir tout faire numériquement. Vous ne voulez plus avoir à passer au bureau des RH pour présenter un certificat. Aujourd’hui, il suffit de télécharger une photo, après quoi le système remet le document à la bonne personne », explique De Weser.

« Bien entendu, la confiance dans la technologie est une condition importante si vous souhaitez que vos collaborateurs utilisent une application. Il est donc préférable de choisir des outils faciles à utiliser et que l’on peut configurer en fonction des différents types de collaborateurs.

4. L’IA comme catalyseur de l’efficacité RH et de l’expérience employé

Pour finir, selon De Weser, la gestion des effectifs et d’autres activités RH surferont également sur la vague de l’IA. « L’IA a certainement le potentiel de prendre en charge des tâches RH complexes, comme une partie du travail du service de paie. » Selon le Global Payroll Complexity Index 2021, la Belgique se classe au troisième rang des pays dotés du système de paie le plus complexe. Le travail flexible conduit même à de nouvelles lois du travail créatives. La paie est une fonction des RH qui nécessite un haut degré d’expertise.

Les logiciels de gestion des effectifs peuvent automatiser ces règles et processus complexes, mais cela ne signifie pas que les employés arrêtent de poser des questions. La grande majorité des questions des salariés portent sur les droits aux congés, le congé maternité, le congé parental, le report du congé à l'année suivante, le crédit-temps, le calcul des pécules de vacances, les jours de récupération, le calcul des heures supplémentaires, les absences pour cause de mariage, etc.

La mise en ligne d'informations - telles que le règlement du travail, une FAQ et d'autres documents - n'est plus suffisante pour un employé. L’IA pourrait offrir une solution partielle à cette complexité croissante et à la pénurie de personnel spécialisé dans l’administration de la paie. Citons l’exemple d’un chatbot interne capable de répondre à la plupart des questions en temps réel, sans l'intervention d'un collaborateur RH. « Grâce au Large Language Model, l’intelligence artificielle est aujourd’hui une technologie suffisamment mature. Ce n'est qu'une question de temps avant que les collaborateurs soient aidés par un chatbot véritablement intelligent », conclut De Weser.