Yontec

Yontec: industriële onderhoudsspecialist

Yontec is al sinds 2005 gespecialiseerd in industrieel onderhoud van productiemachines voor bedrijven in alle sectoren, van voeding tot logistiek en betonproductie. Vandaag stelt het bedrijf 140 technici tewerk. Zij zijn voornamelijk aan de slag bij klanten voor specifieke periodes van enkele dagen tot verschillende maanden en zelfs jaren.

Meestal werken deze technici tijdens die periode op een vaste plaats, bij één klant. Soms is het ook mogelijk dat ze verschillende werkplaatsen en klanten combineren.

“In beide gevallen hebben we te maken met behoorlijk complexe situaties, zowel voor de planningsdienst als voor onze collega’s van HR”, vertelt Wesley Bylois, planning officer bij Yontec. “We spreken tenslotte over meer dan 140 medewerkers bij veel klanten en wel honderden soorten werkroosters."

Automatisering van uur- en jobregistratie

“Tot december 2019 verwerkten we alle uren manueel. Daar waren we een week mee bezig. Een geautomatiseerde oplossing voor jobregistratie was dus noodzakelijk.”

Tot enkele jaren geleden gebeurde de planning en loonverwerking bij Yontec nog handmatig. Volgens HR-medewerker Veerle Woestenborghs was dit een intensieve en tijdrovende oefening die heel wat administratie met zich meebracht.

“Tot december 2019 hielden al onze techniekers hun uren en jobs bij op papier. Op maandag brachten ze alle bonnen binnen bij ons waarop wij ze manueel verwerkten. Het spreekt voor zich dat dit systeem uitdagend was om te organiseren en gevoelig voor fouten. De bonnen kwamen te laat binnen, de info was onvolledig of foutief, afwezigheden door ziekte werden wel afgestemd met de klant maar niet vermeld op de bons enzovoort. De verwerking nam gemiddeld een week in beslag. Ook de collega’s van de facturatie hadden evenveel tijd nodig om alles juist te verwerken. Een geautomatiseerde oplossing voor uur- en jobregistratie was dus noodzakelijk.”

Betrouwbaarheid, expertise en flexibiliteit

In de zoektocht naar een partner die een digitale oplossing kon leveren, liet Yontec zich leiden door een aantal belangrijke criteria, licht Wesley toe.“Betrouwbaarheid was de belangrijkste vereiste. Daarvoor gingen we op zoek naar een partner die mooie referenties kon voorleggen. Gezien de complexiteit van de loonverwerking in ons bedrijf was een uitgebreide kennis van de relevante wetgeving en een goede communicatie met ons loonadministratie ook essentieel. Dat betekende dat we een flexibel systeem zochten dat bovendien eenvoudig te gebruiken was via een mobiele app.” Jobregistratie op maat en in real time

“Het jobregistratiesysteem dat we gebruiken is op maat geconfigureerd en volledig geïntegreerd met tijdregistratie en de self-servicemodule.”

De zoektocht van Yontec leidde naar Syntegro. In januari 2020 werden de lonen van alle medewerkers voor het eerst volledig geautomatiseerd. De jobregistratiemodule laat een realtime registratie toe van de tijd die de techniekers spenderen aan een specifieke klant.

“Het jobregistratiesysteem dat we gebruiken is op maat geconfigureerd en volledig geïntegreerd met tijdregistratie en de self-servicemodule”, vertelt Veerle. “Hierdoor kan elke technieker, overal en altijd zelf zijn werktijd registreren via de app of op zijn eigen tablet. Wij zetten een uurrooster en kostenplaatsen klaar, zij registreren eenvoudig de start- en stoptijden van hun job.

Bovendien kunnen ze ook verlof aanvragen en hebben ze een realtime overzicht van hun verlofsaldo. Voordien konden ze dat alleen maandelijks op hun loonstrook nakijken. In deze gebruiksvriendelijke tool zien ze bovendien alleen de jobs die voor hen relevant zijn, wat alles heel overzichtelijk maakt.”

Compleet en geïntegreerd

“Door de integratie van de jobregistratietool met andere software realiseren we tijdwinst en reduceren we onze foutenmarge.”

Ook de integratie van deze jobregistratiemodule met andere softwarepakketten biedt een groot voordeel voor de planning, facturatie en loonadministratie van Yontec, benadrukt Wesley.

“De standaard API’s van Syntegro maken een koppeling met onze ERP-software van AFAS, onze planningstool en onze loonadministratie mogelijk.

De informatie die we registreren in de jobregistratietool van Syntegro ontvangen we in gedetailleerde en gepersonaliseerde rapporten, in onze kenmerkende huisstijl. Zo kunnen we die in geen tijd, automatisch en zonder ons zorgen te moeten maken over veiligheid en compliance, gebruiken voor de planning, nacalculatie, facturatie en verloning. Daarmee reduceren we zowel onze tijdsinvestering als de foutenmarge aanzienlijk.”

Betrouwbare expert

Voor Yontec is het duidelijk: met Syntegro verloopt zowel de loonverwerking van de collega’s als de facturatie van hun klanten soepel en foutloos. Wesley, Veerle en hun collega’s kunnen niet alleen gebruik maken van hoogstaande, digitale oplossingen en automatisatie maar ook van een uitstekende opvolging door hun Syntegro-contactpersonen.

“Uiteraard zijn de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing van groot belang”, vertelt Wesley. “Maar daarnaast zou ik Syntegro vooral aanraden omwille van de snelle hulp, toegankelijkheid en flexibele opvolging.”

“Syntegro is in de eerste plaats een betrouwbare partner met kennis van zaken die oplossingsgericht met ons meedenkt”, besluit Veerle.

UITDAGINGEN

• Complexe payroll en facturatie eindklanten
• Tijdsintensieve en foutengevoelige uurregistratie voor loonverwerking en facturatie van klanten
• Behoefte aan nauwkeurige en efficiënte jobregistratie
• Integratie van jobregistratie met andere systemen
• Mobiele oplossing op maat van de werknemers op het terrein

OPLOSSINGEN

• Geïntegreerde en gebruiksvriendelijke tijd- en jobregistratietool
• Self-service via een app
• Automatisatie van loonverwerking en facturatie
• Realtime inzichten voor planners en medewerkers
• Rapporten die gebruiksklaar zijn voor nacalculatie en facturatie

VOORDELEN

• Gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers
• Tijd- en efficiëntiewinst
• Foutenreductie
• Flexibele oplossing op maat die meegroeit
• Meedenkende partner