Brinks

Op een zeer korte termijn een gepersonaliseerde plannings-, tijd- en kostenplaatsregistratie ontwikkelen: dat was de opdracht. Door een herstructurering moest Brink’s haar workforce management helemaal van nul hertekenen, en dat in een recordtempo. Een cruciale klus voor een bedrijf dat draait als een goed geoliede machine.

De signatuur van Brink’s: cashmanagementdiensten, beveiligd transport en betalingsoplossingen. Als wereldleider in hun business bouwden ze een klantenbestand op van financiële instellingen, retailers, overheidsinstellingen, muntbedrijven en juweliers in meer dan 100 landen. Die sterke marktpositie wordt ondersteund door een leiderschapsteam met een bewezen track record, een langetermijnstrategie om het bedrijf optimaal te doen groeien en de financiële kracht om marktaandeel te blijven veroveren. Het streven naar continue verbetering - zowel qua prestaties als workflows - typeert Brink’s. Zo verankert het duurzaamheid verder in hun bedrijfsstrategie.

“De grootste uitdaging was de integratie van zowel een nieuwe gepersonaliseerde planningsmodule als de overstap van SAP verloning naar het sociaal secretariaat. De planning en de verloning moesten perfect op elkaar afgestemd worden. En dat onder een enorme tijdsdruk.” Joyce Pafort – HR director bij Brink’s

Integratie van eigen tool in Syntegro’s software

Begin 2020 koppelde Brink’s zich los van het Britse beveiligings- en cashmanagementbedrijf G4S, door de overname van het merendeel van hun cashactiviteiten. Voor het bedrijf was dit het uitgelezen moment om over te schakelen naar een tijdregistratiesysteem met een geïntegreerde planningsmodule. G4S gebruikte immers een eigen planningstool. Ook koos Brink’s ervoor om voor de loonverwerking over te stappen naar een sociaal secretariaat.

Dat bleek meteen de grootste uitdaging van dit project: die gepersonaliseerde planningsmodule laten aansluiten op de programmatie van de verloning.

Knowhow en configuratiemogelijkheden

Waarom koos Brink’s voor Syntegro? Door de knowhow die Syntegro in huis heeft, dachten de projectmanagers van Syntegro mee over het nieuwe totaalplaatje bij Brink’s. Ook de flexibiliteit en de combinatie van een geïntegreerd systeem wist hen te overtuigen.

Door de brede waaier aan configuratiemogelijkheden zag men bij Brink’s meteen dat Syntegro met standaard software op hun meest complexe workflows een antwoord kon bieden. De complexiteit van de situatie bij Brink’s was een kolfje naar de hand van Syntegro.

Personeelsplanning, tijds- & projectregistratie op maat

Het werd de start van een groot en complex project waarin de manier van verlonen en plannen in kaart gebracht moest worden. Delicaat ook, want de hele corebusiness van Brink’s zit verweven in de plannings-, tijdregistratie- en verloningstool. Het nauwe overleg mondde op korte termijn uit in een gebruiksvriendelijke en volledig geïntegreerde oplossing.

Digitale transparantie

Met de implementatie van de personeelsplanning, tijd- en projectregistratie stapte Brink’s het digitale tijdperk in. Voorheen gebeurde de tijdregistratie nog volledig manueel.

Sinds de implementatie van Syntegro zorgt de tijd- en kostenregistratie met geïntegreerde functielocatieplanning voor transparantie bij zowel finance, transporteurs als bedienden. Alle gegevens worden in real time doorgegeven tussen de verschillende modules. Ook de link tussen kostenregistratie en loonverwerking gebeurt 100 % automatisch.

“Onze medewerkers stonden redelijk sceptisch tegenover de veranderingen. Maar dat bleek ongegrond. De tevredenheid is groot.” Joyce Pafort, HR director bij Brink’s.

“Syntegro zorgde op korte termijn voor een oplossing op maat van ons bedrijf. Bovendien werkt het echt, en dat is waar het uiteindelijk om draait”, aldus Joyce Pafort, HR manager bij Brink’s. “Ons bedrijf bestaat al 160 jaar en we hebben al heel wat fusies en demerges doorlopen. Daardoor passeerden er de voorbije jaren tal van manieren van verlonen en dat ging telkens gepaard met trial-and-errors. Bijgevolg stonden onze medewerkers redelijk sceptisch tegenover de veranderingen. Maar dat bleek ongegrond. De tevredenheid is groot.”

En ook de flexibiliteit en de op maat gemaakte totaaloplossing viel in de smaak. Net als het proactief meedenken met de klant. Joyce Pafort: “De mensen van Syntegro focusten zich op de essentie en kwamen al hun afspraken na. Het engagement en de bekwaamheid van het Syntegro team viel op. Een plezier om mee samen te werken.”

Begeesterd teamwork

Joyce Pafort van Brink’s heeft nog een tip voor bedrijven die de personeelsplanning, tijd- en projectregistratie van Syntegro willen integreren. “De grootste uitdaging voor Brink’s in dit proces was het coördineren van de 3 partijen: Syntegro, ons sociaal secretariaat Acerta en wijzelf. Tijdens meetings moesten er knopen doorgehakt worden en dan is een projectleider die het orkest van 3 spelers harmonieus laat samenspelen handig. We maakten intern dus iemand vrij om die taak op zich te nemen. Daarnaast trokken we tijdelijk extra mankracht aan, zodat de payrollers gewoon konden verder werken aan hun eigenlijke taken. Dé sleutel voor een goede afloop.”

Brink’s en Syntegro hebben elkaar na het uitdenken en de implementatie niet losgelaten. Joyce Pafort: “We zitten regelmatig samen rond de tafel om te bekijken hoe we de workforce managementoplossing nóg meer naar onze hand kunnen zetten. Door fietsvergoeding toe te voegen, bijvoorbeeld. En ook hier denkt onze contactpersoon actief mee. Helemaal in lijn van wat Syntegro is: een flexibele en trouwe partner die door middel van goed doorvragen ons bedrijf goed heeft leren kennen. En het resultaat mag gezien worden.”