Yontec

Yontec : spécialiste industriel de l'entretien

Depuis 2005, Yontec est spécialisée dans la maintenance industrielle de machines de production pour les entreprises de tous secteurs, de l'agroalimentaire à la logistique en passant par la production de béton. Aujourd'hui, l'entreprise de Hasselt emploie 140 techniciens. Ils travaillent principalement pour des clients flamands pour des périodes précises allant de quelques jours à plusieurs mois, voire plusieurs années.

Ces techniciens travaillent généralement à un endroit fixe pendant cette période, pour un client spécifique. Parfois, il est également possible qu'ils combinent différents ateliers et clients.

« Dans les deux cas, nous sommes confrontés à des situations assez complexes, tant pour le service planning que pour nos collègues des RH », explique Wesley Bylois, responsable du planning chez Yontec.

« Après tout, nous parlons de plus de 140 employés chez de nombreux clients et de centaines de types de régimes de travail. » Automatisation de l'enregistrement des heures et des tâches

"Jusqu'en décembre 2019, nous avons traité toutes les heures manuellement. Nous avons travaillé là-dessus pendant une semaine. Une solution automatisée pour l'enregistrement des tâches était donc nécessaire."

Jusqu'à il y a quelques années, le planning et le traitement de la paie chez Yontec étaient encore effectués manuellement. Selon Veerle Woestenborghs, employée des ressources humaines, il s'agissait d'un travail laborieux et chronophage qui impliquait beaucoup de tâches administratives.

« Jusqu'en décembre 2019, tous nos techniciens conservaient une trace de leurs heures et de leur travail sur papier. Le lundi, ils rapportaient tous les bons que nous traitions ensuite manuellement. Il va sans dire que ce système était difficile à organiser et sujet aux erreurs. Les bons arrivaient en retard, les informations étaient incomplètes ou incorrectes, les absences pour cause de maladie étaient convenues avec le client mais pas mentionnées sur les bons, etc. Le traitement durait en moyenne une semaine. Les collègues chargés de la facturation avaient également besoin d’autant de temps pour tout traiter correctement. Une solution automatisée pour l’enregistrement des heures et des tâches était donc nécessaire.

Fiabilité, expertise et flexibilité

Dans la recherche d'un partenaire capable de fournir une solution numérique, Yontec s'est inspirée d'un certain nombre de critères importants, explique Wesley : « La fiabilité était l'exigence la plus importante. Pour y parvenir, nous avons recherché un partenaire pouvant nous fournir d’excellentes références. Compte tenu de la complexité du traitement de la paie dans notre entreprise, une connaissance approfondie de la législation en vigueur et une bonne communication avec notre secrétariat de paie étaient également essentielles. Cela nous a immédiatement amenés à rechercher un système flexible et facile à utiliser via une application mobile. » L’enregistrement personnalisé des tâches en temps réel

"Le système d'enregistrement des tâches que nous utilisons est configuré sur mesure et entièrement intégré à l'enregistrement du temps et au module libre-service."

Les recherches de Yontec ont conduit à Syntegro. En janvier 2020, les salaires de tous les salariés ont été pour la première fois entièrement automatisés. Le module d'enregistrement des tâches permet d'enregistrer en temps réel le temps que les techniciens consacrent à un client spécifique.

« Le système d'enregistrement des tâches que nous utilisons est configuré sur mesure et entièrement intégré à l'enregistrement du temps et au module libre -service», explique Veerle. « Cela permet à chaque technicien, partout et à tout moment, d'enregistrer son temps de travail via l'application ou sur sa propre tablette. Nous préparons un horaire et des centres de coûts, ils enregistrent simplement les heures de début et de fin de leur travail.

De plus, ils peuvent également demander des congés et avoir un aperçu en temps réel de leur solde de congés. Auparavant, ils ne pouvaient vérifier cela que chaque mois sur leur fiche de paie. Dans cet outil facile d’utilisation, ils ne voient que les emplois qui les intéressent, ce qui rend tout très clair. »

Complet et intégré

"Nous réalisons un gain de temps et réduisons notre marge d'erreur en intégrant l'outil d'enregistrement des tâches à d'autres logiciels."

L'intégration de ce module d'enregistrement des tâches avec d'autres progiciels offre également un grand avantage pour le planning, la facturation et l'administration de la paie de Yontec, souligne Wesley.

Les API standards de Syntegro permettent un lien avec notre logiciel ERP d'AFAS, notre outil de planification et notre secrétariat social.

Nous recevons les informations que nous enregistrons dans l'outil d'enregistrement des tâches de Syntegro dans des rapports détaillés et personnalisés, conformément à notre propre identité d'entreprise. De cette façon, nous pouvons l'utiliser en un rien de temps, automatiquement et sans avoir à nous soucier de la sécurité et de la conformité, pour le planning, le calcul des coûts réels, la facturation et la paie. Cela réduit considérablement notre investissement en temps et notre marge d’erreur. »

Expert fiable

Pour Yontec, c'est clair : avec Syntegro, le traitement de la paie des collègues ainsi que la facturation de leurs clients se déroulent sans problème et sans erreur. Wesley, Veerle et leurs collègues peuvent non seulement utiliser des solutions numériques et d'automatisation de grande qualité, mais également s’appuyer sur un excellent suivi de la part de leurs interlocuteurs Syntegro.

« Bien entendu, la qualité et la facilité d’utilisation de la solution sont d'une grande importance », déclare Wesley. « Mais je recommanderais en outre surtout Syntegro en raison de son assistance rapide, de son accessibilité et de son suivi flexible.»

« Syntegro est avant tout un partenaire fiable et compétent qui réfléchit avec nous en vue de trouver des solutions », conclut Veerle.

DÉFIS

• Paie et facturation complexes clients finaux
• Enregistrement des temps fastidieux et sujet aux erreurs pour le traitement de la paie et la facturation des clients
• Besoin d’un enregistrement des tâches précis et efficace
• Intégration de l'enregistrement des tâches avec d'autres systèmes
• Solution mobile adaptée aux collaborateurs sur le terrain

SOLUTIONS

• Enregistrement des tâches et du temps intégré et facile d’utilisation
• Libre-service via appareil mobile
• Automatisation du traitement de la paie et de la facturation
• Informations en temps réel pour les personnes du planning et les collaborateurs
• Des rapports prêts à l'emploi pour le calcul a posteriori et la facturation

AVANTAGES

• Solution facile d’utilisation pour les salariés
• Gains de temps et d'efficacité
• Réduction des erreurs
• Solution flexible et sur mesure qui évolue avec vous
• Partenaire proche réfléchissant avec vous