Ville de Lokeren

L’instauration d’un nouveau système de pointage dans les villes ou les communes nécessite une grande expertise spécialisée. Il convient, en effet, de tenir compte des réglementations spécifiques en matière de statut juridique. La ville de Lokeren ne déroge pas à la règle. Un point supplémentaire : elle ne cherchait pas seulement un système qui puisse correspondre au moteur salarial de la ville et du CPAS, mais aussi à l’application de la base de données du personnel.

Statuts juridiques

La réglementation du statut juridique est une question complexe qui n’a aucun secret pour Syntegro, forte de sa grande expérience auprès de quelque 70 villes et communes flamandes. Grâce à l’automatisation complète de toutes les règles et de tous les processus, puis en les intégrant dans un système, vous obtenez un système dit de « management by exception » où seules les anomalies doivent faire l’objet d’un suivi. Le logiciel Syntegro recueille, en outre, sans effort les différents contrats, les régimes de travail et la planification des ressources humaines de chaque département.

Adaptation rapide à l’évolution de la réglementation

Cette expertise dans le secteur public permet à Syntegro de toujours être à la page des changements apportés aux dispositions légales et réglementaires. En cas d’adaptation de la loi, le logiciel reçoit immédiatement les mises à jour nécessaires, car une réaction rapide est, bien sûr, essentielle pour garantir la continuité.

« Nous cherchions un système de pointage efficace et automatisé qui nécessite moins de travail manuel. Un logiciel facile à utiliser pour tout le monde, du chef de service à la technicienne de surface. Nous voulions également remplacer notre ancien système rigide par un système efficace et axé vers l’avenir, qui évolue en fonction des nouveaux développements », explique Evi Appeltans, assistante administrative à la ville de Lokeren.

Pourquoi avoir choisi Syntegro ? Evi Appeltans ajoute : « Ils sont sortis du lot lors de l’appel d’offres public. Nous avons opté pour la qualité en travaillant avec eux. Nous étions également convaincus que leur solution robuste était la plus fiable et la plus simple d’emploi, tant pour l’administration du personnel que pour les utilisateurs ».

« Tout au long de l’implémentation, les collaborateurs de Syntegro ont largement démontré leur maîtrise du sujet. Leur logiciel standard a été configuré sur mesure pour la ville et le CPAS et a donc pris en compte toutes nos réglementations spécifiques en matière de statut juridique. » Evi Appeltans - Ville de Lokeren

Coup de boost grâce au pointage automatisé

L’implémentation du système de pointage s’est déroulée sans problème, avec 15 pointeuses et des licences pour 550 utilisateurs. Ceux-ci sont répartis en 2 entités distinctes, à savoir la Ville et le CPAS. Comme ils disposaient de leurs propres badges, les pointeuses ont été configurées pour être compatibles avec l’ancien badge.

Les collaborateurs de la Ville et du CPAS peuvent consulter leur système dans l’application totalement basée sur le web. Ils peuvent l’utiliser sur n’importe quel navigateur standard après avoir saisi leur identifiant et leur mot de passe individuels. 539 collaborateurs utilisent, en outre, l’application mobile Syntegro, avec laquelle ils peuvent facilement gérer de nombreuses demandes et consulter les compteurs.

La liaison avec le logiciel du secrétariat social facilite le travail du personnel de la ville de Lokeren. « La tâche relative aux salaires est ainsi traitée de manière sécurisée et entièrement automatique. Si nous ajoutons un nouveau fichier, nous ne devons le faire qu’une seule fois », se réjouit Katleen Thienpondt, responsable du département de l’administration du personnel.

Le système comprend aussi la convention collective de travail de la Ville, des règles internes et des règlements sur le statut juridique. Le résultat est une solution exhaustive comprenant l’indemnité vélo, le calcul automatique des chèques-repas et le suivi des certificats médicaux.

« Syntegro nous a offert une collaboration sans faille avant, pendant et après le processus d’implémentation dans son intégralité. Il en résulte un programme de pointage facile à utiliser et flexible. » Katleen Thienpondt — Ville de Lokeren

Flux de travail simplifiés

Les avantages sont donc nombreux. « Assurément », poursuit Katleen Thienpondt. « L’automatisation approfondie est, selon nous, une pure valeur ajoutée. Il s’agit également d’un système accessible et la vue d’ensemble claire des exceptions facilite le travail tant pour les ressources humaines que pour les chefs de service. Avant, il fallait attendre la fin du mois. Ils reçoivent désormais chaque jour un e-mail contenant les anomalies et les demandes. La gestion est, de ce fait, bien meilleure, ce qui limite aussi le travail à la fin du mois ».

« Avant, il fallait attendre la fin du mois. Ils reçoivent désormais chaque jour un e-mail contenant les anomalies et les demandes. La gestion est, de ce fait, bien meilleure, ce qui limite aussi le travail à la fin du mois » Katleen Thienpondt - Ville de Lokeren

L’application mobile est également un grand pas en avant pour la ville de Lokeren, car certains de ses collaborateurs ne disposent pas d’un ordinateur au travail. Ils ont désormais toujours un aperçu des heures prestées à portée de main et peuvent facilement demander des jours de congé par voie électronique.

Un accompagnement optimal pour l’implémentation

Qu’en est-il du service après-vente ? « De qualité ! », explique Katleen Thienpondt. « Je dois admettre que nous devons rarement faire appel à leur service d’assistance, une preuve supplémentaire que Syntegro nous a épaulés de manière optimale lors de l’implémentation. Lorsque nous avons besoin d’eux en cas de problème, la communication se passe très bien ».

« Nous avons également choisi Syntegro pour leur système paré pour le futur. La prochaine extension sera probablement le déploiement total de l’application. Nous ne l’utilisons, par exemple, pas encore pour le pointage de tout le monde. Une liaison avec Outlook est également une possibilité que nous envisageons ».

« C’est rassurant de savoir que nous pouvons toujours nous tourner vers notre interlocuteur, chez Syntegro. Il gère parfaitement notre projet et nous propose toujours différentes options avec leurs avantages et leurs inconvénients. Nous faisons ainsi plus facilement les bons choix. Résumer notre expérience avec Syntegro en une phrase ? Une collaboration agréable et efficace grâce à une parfaite maîtrise du sujet ».